Datos a la carta
Chefs y sommeliers emplean la palabra “maridaje” para celebrar la comunión entre el vino y una comida. Así como todo el Grupo Peñaflor trabaja para que los vinos de sus bodegas Trapiche, Finca Las Moras, Santa Ana o Michel Torino resulten atractivos, su departamento de sistemas lo hace para que la información llegue a los máximos niveles de decisión. Este objetivo se volvió prioridad a partir del año pasado, cuando el fondo de inversión Donaldson, Lufkin & Jenrette tomo el control accionario del grupo. Así, se inicio un proyecto cuya primera etapa concluyo en agosto del año pasado con la instalación de business intelligence de Crystal Solutions. Durante el ejercicio que culmino en septiembre, los ejecutivos de Peñaflor estimaban una facturación de $ 400 millones. El grupo tiene 1.700 empleados entre Buenos Aires, dos bodegas en Mendoza, dos en San Juan y una en Cafayate, Salta. El 30 Por ciento de la facturación proviene de la del comercio exterior, con una importante expectativa de crecimiento. Pero así como la marcha del comercio exterior requiere un desarrollo cuidado, también lo requiere la evolución en el análisis de los datos del negocio. “En el ’95 habíamos implementado un tablero de control de gestión, uno de los primeros en el país”, recuerda Norberto Galarraga , gerente de Sistemas del Grupo Peñaflor. Pero, como pasó con muchas empresas en la Argentina, lo urgente postergó lo importante. Primero el efecto Y2K, luego la compra de nuevas bodegas y la unificaron del ERP para todas, elección que en ese momento recayó sobre J.D. Edwards y, paralelamente, la crisis general la economía, impidieron que se avanzara rápido en una solución de business intelligence mas desarrollada. Pero el traspaso desde la familia Pulenta al fondo DLJ aceleró las cosas. Y surgieron nuevas carencias. “Esto trajo un cambio de gerente general y de CFO, y acceder a la información de gestión (indicadores financieros, contables, rentabilidad, cash flow) era imprescindible. Así nació la necesidad de contar con una herramienta de análisis y gestión”, explica Galarraga.
LA COSECHA
Con esta premisa, Galárraga inicio búsqueda para unificar “la información que estaba muy distribuida, todos tenían un ‘pedacito’”.
“Nosotros estábamos avanzando para sincerar la información acerca de costos, hasta que llegamos a la implementación de BI, en agosto”, detalla Alejandro Miconi, jefe de Desarrollo de la Gerencia de Sistemas, que fue quien estuvo a cargo del proceso.
Para alcanzar estos objetivos, se analizaron tres proveedores: Business Objects, MicroStrategy y Crystal Solutions, y el último se adjudico el negocio. “Todas las Herramientas parecían buenas, pero el costo comparado era mayor y necesitábamos hacer una instalación rápida y con un costo bajo. Con Crystal, apuntamos a una herramienta de creación de reportes, con funciones de análisis, porque necesitábamos información rápida distribuirla en la compañía”, destaca Galarraga.
Diego Keller, Business Developer Manager de MicroStrategy para el Cono Sur, dice que “Peñaflor tomó la decisión de elegir una herramienta para algo puntual y operativo, y dejar la elección de una solución completa de business intelligence para un próximo paso, con una plataforma mas amplia, como la de MicroStrategy”.Por su parte Rodrigo Reboredo , socio de Crystal Solutions y Director de Consultoria y Proyectos de la compañía, recuerda que el proyecto fue desafiante porque “había que llegar con una apretada fecha limite, al inicio de ejercicio, el 1º de septiembre. Además., “el modelo de datos era complejo, el volumen de información bastante importante y, por otra parte, había un cambio cultural por pasar de trabajar manualmente con un Exel a usar una herramienta de automatización de reportes”, destaca el consultor.
EL SEXTO DIA
Es que la necesidad de obtener variables en el mercado local y externo para luego cruzarlas complicaba el proyecto. Pero cuando hay un día fijo al mes para que todo este listo, la complejidad es mayor. “Toda la información tiene que estar lista al sexto día hábil del mes siguiente, fecha en la que se reúne el directorio, con resultados mensuales de la operación”, marca Galárraga.
¿Qué esperan lo miembros del board en el reporte del 6º día y que se agrego? lo detalla Miconi: “Había mucha información de consumo, de venta en pesos y en volumen, pero faltaba un detalle mas fino de lo que es rentabilidad y contribución marginal. Saber, por ejemplo que cliente es mas rentable en cada zona, tanto PATRA el comercio exterior como local. Y, paralelamente estábamos informatizando el costo de producción, de los fletes, para saber como llegar a la rentabilidad”. Según, Adriana Maturano, gerente de Control de Gestión, por ahora solo la gente de Planeamiento y Control de Gestión maneja la herramienta y distribuye informes escritos. La idea es que luego ciertos usuarios clave tengan acceso directo al cubo. “Por su parte Galárraga explica la próxima etapa: “Desarrollaremos un tablero de control financiero contable, donde se vean los indicadores resumidos sobre todo a nivel directivo, y también se puedan ver los desglosados. Buscamos generar alarmas contra medidas presupuestadas y ver tendencias”. Y Miconi resalta que también se simplificara el acceso web y los vendedores la recibirán por e-mail con la información extractada, para que puedan ver todo su movimiento de clientes y “analizar su propia cartera y performance”.
El contagio no tardo: el área de Recursos Humanos contrato a Crystal para desarrollar los informes de gestión del sector, con datos del software Meta4. Allí también buscan un maridaje perfecto entre información y negocios.
